W celu zautomatyzowania jakiegokolwiek procesu i, tym samym, zbudowania automatyzacji, niezbędne są trzy podstawowe elementy:
Kontakty, które mają być zaangażowane w daną automatyzację i dojść do konkretnego celu (np. złożenie zamówienia po porzuceniu koszyka)
Triggery, czyli wyzwalacze automatyzacji tj. kiedy automatyzacja ma zostać uruchomiona (np. zdarzenie na stronie sklepu: porzucenie koszyka)
Działania, czyli kroki (stacje), z których ma składać się dana automatyzacja
Przyjrzyjmy się każdemu elementowi z osobna.
Kontakty
W automatyzacjach możesz, ale nie musisz, dodawać kontaktów ręcznie do automatyzacji. Całe uproszczenie polega na tym, że kontakt sam wskakuje do automatyzacji, jak tylko spełni określony wcześniej warunek (np. porzuci koszyk na stronie Twojego sklepu). Kontakt, który nie spełni tego warunku, nie zostanie wprowadzony do automatyzacji. Tym sposobem cała automatyzacja zostaje spersonalizowana i skierowana do konkretnej grupy odbiorców.
Triggery
Triggery (czyli Elementy uruchamiające) to inaczej warunki, które uruchamiają automatyzację. Dzięki nim możesz określić, które kontakty dodawane do automatyzacji.
W naszym panelu masz do wyboru 27 triggerów. Wszystkie triggery dotyczą działań podejmowanych przez kontakty (np. zapis do newslettera, porzucenie koszyka, dokonanie zakupu) lub zmian danych w rekordach kontaktów (np. dodanie tagu, usunięcie tagu itp.). Wykonanie określonej akcji przez kontakt powoduje automatyczne dodanie go do automatyzacji i włączenie do ustalonej sekwencji działań.
Działania
Podobnie jak linie produkcyjne, automatyzacje nie opierają się tylko i wyłącznie na przesunięciu czegoś z punktu A do punktu B. Automatyzacja bez wykonywania w międzyczasie żadnych działań (bez stanowisk roboczych) tak naprawdę nie ma sensu. Automatyzacja procesu biznesowego i dotarcie do określonego celu jest możliwe tylko wtedy, kiedy kontakty wykonują poszczególne działania po drodze. Jeśli ich nie wykonują, nie przejdą przez proces i, tym samym, nie osiągną założonego przez Ciebie celu.
Kontakty wykonują działania samodzielnie (np. otwierają wysłany do nich e-mail) lub działanie wykonuje za nich system (np. aktualizacja pól kontaktu, dodanie tagu do kontaktu). Możesz także tworzyć działania, które automatycznie powiadamiają członków Twojego zespołu o wystąpieniu innego zdarzenia (np. informując przedstawiciela handlowego, że kontakt dokonał zakupu).
Masz do wyboru cztery kategorie działań:
1. Opcje wysyłania – te działania dotyczą wyłącznie wysyłania komunikatów. Możesz wysłać je w postaci wiadomości e-mail, wiadomości SMS lub komunikatu na stronie internetowej. Możesz wybrać także opcję Wyślij e-mail z powiadomieniem, aby powiadomić max. pięć adresów e-mail o tym, że kontakt dotarł do określonego momentu automatyzacji. To działanie jest powszechnie stosowane w komunikacji wewnętrznej.
2. Warunki i kolejność zadań – ta kategoria obejmuje działania, które dyktują trasy kontaktów w trakcie automatyzacji. Przykładowo:
Czekaj wstrzymują postęp kontaktów w automatyzacji na określony czas lub do momentu spełnienia warunków.
Jeżeli/inny wywołuje narzędzie do tworzenia segmentów. Za pomocą tego narzędzia możesz segmentować kontakty w niespotykanym dotąd stopniu. W rezultacie komunikacja jest odpowiednio targetowana i personalizowana, a prawdopodobieństwo konwersji kontaktów wzrasta.
Podziel to również doskonały sposób na segmentowanie kontaktów. To działanie nie tylko dzieli automatyzacje zgodnie z Twoimi upodobaniami, ale także monitoruje, która trasa jest bardziej efektywna, i automatycznie wyznacza zwycięską trasę na podstawie ustalonych przez Ciebie kryteriów.
Pozostałe działania w tej kategorii służą do przenoszenia miejsc kontaktów w automatyzacjach, kierowania ich do nowych automatyzacji lub całkowitego zakończenia automatyzacji. Działanie Cel, na przykład, przydaje się do przepuszczania kontaktów przez kolejne etapy automatyzacji, które – ponieważ kontakt spełnia określone warunki – nie są dla niego istotne. Dzięki temu nie otrzymują one żadnych nieistotnych dla siebie wiadomości.
3. Kontakty – działania z tej kategorii służą do automatycznego aktualizowania informacji kontaktowych. Możesz np. subskrybować i anulować subskrypcję kontaktów z list, zmieniać wartości pól niestandardowych oraz dodawać i usuwać tagi.
Dodatkowo możesz dostosowywać pozycję kontaktów w lead scoringu.
Celem tych działań jest zapewnienie aktualności bazy kontaktów dla systemu oraz kolejnych automatyzacji.
4. CRM – te działania wpływają na Twój CRM.
Pamiętaj, że Twój CRM to wizualna reprezentacja procesów biznesowych. Możesz łatwo śledzić i zarządzać postępem kontaktów w swoich automatyzacjach, a nawet użyć go do prognozowania przychodów. Działania z tej kategorii pomogą Ci w utrzymaniu aktualności danych.
5. Działania z kategorii Salesforce i Aplikacje CX służą do integrowania automatyzacji z zewnętrznymi aplikacjami, których używasz.
