Kontakty są sercem całego systemu CRM. Im więcej informacji możesz zebrać o swoich klientach i zorganizować je, tym wyraźniej będziesz widzieć, jak zorganizować całość interakcji, jak zbudować lejki sprzedażowe oraz jakie rodzaje komunikacji preferują Twoi klienci. W tym artykule omówimy podstawy zarządzania kontaktami i wyjaśnimy podstawowe funkcje, dzięki którym uzyskasz jasny i spójny obraz na swoją bazę danych.

Spis treści:

Co to jest kontakt?

Jak dodać kontakty w CRM?

Widok pojedynczego kontaktu i edycja kontaktu

Usuwanie i scalanie kontaktów

Jak aktualizować i wyszukiwać kontakty?

Zaawansowane opcje wyszukiwania kontaktów

Kontakt w CDXP QuarticOn jest definiowany przez adres e-mail. Przeważnie zawiera także inne, dodatkowe informacje (imię, nazwisko, adres strony www, telefon itp.), ale nie może istnieć bez adresu e-mail.

Aby dodać kontakty, przejdź do zakładki Contacts. W prawym górnym rogu widoczne są opcje: Export, Import i Add a contact. Możesz zaimportować listę kontaktów, dodać pojedyncze kontakty lub pobrać listę kontaktów z preferowanymi parametrami.

Jeśli wybierzesz Import, będziesz mieć możliwość zaimportowania kontaktów za pomocą pliku .CSV lub copy/paste. Otrzymasz także wgląd w raporty dotyczące ostatnich importów. Dodatkowo możesz połączyć opcję importu z zewnętrzną aplikacją, z której QuarticOn automatycznie pobierze dane.

Opcji Add a contact użyj w przypadku potrzeby utworzenia pojedynczych kontaktów. Po wprowadzeniu niezbędnych informacji będziesz mieć możliwość dodania ich do konkretnych list, utworzenia transakcji, dodania ich do określonych automatyzacji, dodania tagów lub zastosowania zaawansowanych opcji list.

Jeśli chcesz wyeksportować całą listę kontaktów, pozostaw pole wyszukiwarki w zakładce Contacts puste. Jeśli zaś chcesz wyeksportować tylko część kontaktów, możesz określić je właśnie za pomocą pola wyszukiwania, tagu, listy czy statusu.

Po kliknięciu pojedynczego kontaktu widoczne są wszystkie dotyczące go informacje, w tym jego aktywność, tagi i subskrybowane listy.

Możesz edytować wszystkie pola i wprowadzać dodatkowe informacje, np. dodawać kontakt do list, dodać nowe tagi lub dodać kontakt do istniejących automatyzacji.

Możesz także śledzić ostatnią aktywność kontaktu, w tym tę dotyczącą kampanii e‑mail, notatek, śledzenia witryn i zdarzeń oraz automatyzacji. Kolumna Recent Activities domyślnie wyświetla całą aktywność kontaktu, ale możesz użyć sortowania w celu zawężenia jej do wybranej kategorii lub typu. W tym celu wybierz jedną (lub kilka) opcji z menu rozwijanego.

Jeśli Twój kontakt kontaktował się z Tobą za pomocą któregokolwiek ze swoich profili w mediach społecznościowych, profile te zostaną podłączone pod system QuarticOn i będą widoczne po kliknięciu w odpowiednie logo, które wówczas pojawią się obok sekcji nagłówkowej kontaktu.

Na dole karty kontaktu znajdziesz podsumowanie zadań i notatek przypisanych do kontaktu, a także wszystkie wysłane do kontaktu e-maile. Szary pasek na dole umożliwia Ci z kolei wysłanie wiadomości e-mail do kontaktu, a także dodanie zadania lub notatki.

Z poziomu karty kontaktu możesz także przeglądać wszystkie transakcje, w które aktualnie zaangażowany jest kontakt lub też dodawać nowe.

W widoku pojedynczego kontaktu masz również możliwość usuwania lub scalania kontaktów. Usunięcie kontaktu spowoduje usunięcie wszystkich powiązanych z nim informacji, łącznie z transakcjami – używaj zatem tej funkcji ostrożnie.

Opcja scalania służy z kolei do łączenia kontaktów. Jeśli wybierzesz kontakt do scalenia (możesz zrobić to za pomocą opcji wyszukiwania), system wyświetli wszelkie potencjalnie sprzeczne informacje i da Ci możliwość wybrania informacji, które chcesz zachować.

Po wybraniu informacji, które chcesz zachować, zostanie wyświetlone okno ostrzegawcze z informacją, który kontakt jest łączony, a następnie usuwany. Musisz zaznaczyć oba pola, aby potwierdzić działanie i scalić wybrane kontakty.

Zakładka główna Contacts wyposażona jest w wiele opcji służących do edycji, wyszukiwania i filtrowania kontaktów. W lewym górnym rogu znajduje się opcja Edit all, która w razie potrzeby umożliwia dokonywanie zmian na wszystkich kontaktach. Kliknięcie tego przycisku przeniesie Cię do edytora zbiorczego, w którym możesz wykonać kilka czynności.

Możesz, na przykład:

Możesz także przeprowadzić zbiorcze usuwanie kontaktów.

Jeśli chcesz usunąć określoną grupę kontaktów ze swojej bazy danych, możesz dokonać szybkiego segmentowania za pomocą zaawansowanych opcji wyszukiwania.

Po utworzeniu segmentu kontaktów kliknij w pusty kwadracik nad pierwszym kontaktem, za pomocą którego zaznaczysz wszystkie zawężone Twoimi kryteriami kontakty z bazy, a następnie kliknij Delete. Ponowne kliknięcie na ten sam kwadracik spowoduje odznaczenie kontaktów.

Przed usunięciem kontaktów nasz system zapyta Cię, czy na pewno chcesz podjąć to działanie. Usunięcie kontaktów w ten sposób spowoduje usunięcie ich ze wszystkich list.

Kontakty możesz także zawężać za pomocą pola wyszukiwania, tagu, listy czy statusu.

Po kliknięciu w wyszukiwarkę po prawej stronie tabeli z kontaktami pojawi się opcja Wyszukiwanie zaawansowane.

Wybranie tego przycisku spowoduje załadowanie kreatora segmentów, umożliwiając utworzenie grupy segmentów wokół bardzo określonych kryteriów (np. wypełnienie wybranego formularza, oznaczenie określonym tagiem).

Jeśli chcesz utworzyć dwie grupy kontaktów, możesz zrobić to za pomocą przycisku Add a new segment group.

Po ustawieniu warunków możesz zapisać je jako segment lub wyszukiwanie (to pierwsze pozwoli Ci na późniejsze ich wykorzystanie) i rozpocząć proces wyszukiwania.

Wyświetlone zostaną wszystkie pasujące kontakty, a pasek wyszukiwania pokaże liczbę ustawionych warunków. Kliknij przycisk Clear search aby powrócić do pełnej listy kontaktów.